Cuidados para administradora de condomínios não lesar moradores

Com a complexidade administrativa que os condomínios atuais estão apresentando, cada dia mais se vê a necessidade de contratação de empresas especializadas em contabilidade e administração condominial, bem como em assessoria e consultoria jurídica

ARTIGO: Um olho no campo e outro na gestão

Paulo Melo

Melhorar os conhecimentos administrativos é condição imprescindível para a própria sobrevivência do empreendimento

Livro de ocorrências

Um sistema há muito tempo usado e aprovado pelos moradores de condomínio é o livro de ocorrências, que muitas vezes fica na portaria, ou com o zelador.

Ali ficam registradas as mais diversas situações acontecidas no condomínio: vale sugestão de melhoria, reclamação de barulho, observação sobre a manutenção das áreas comuns do empreendimento, entre outras. E, via de regra, todos podem usá-lo: do condômino ao funcionário, qualquer morador ou empregado do condomínio tem, no livro de ocorrência, um canal de comunicação com o síndico, ou com a administradora.

Ter registrado o que acontece no condomínio é ótimo, uma vez que o síndico, mesmo quando ausente consegue, usando esse instrumento, saber o que aconteceu. Na mesma medida, dá subsídio para que o síndico ou a administradora tomem atitudes referentes a advertências, multas, e também a ações de manutenção e de cuidados com funcionários.

É importante que todas as ocorrências registradas no livro sejam assinadas, evitando as chamadas “denúncias anônimas”, principalmente sobre barulho. Também se deve frisar para os moradores o tipo de linguagem a ser empregada ao escrever: não é recomendável acusar, usar palavras ofensivas ou debochar, além de não menosprezar aquele que é o objeto da reclamação.

Vale lembrar que em casos extremos – como de condôminos antissociais, barulhos, condutas irregulares, etc. – o síndico pode levar como provas as reclamações registradas ali, em uma possível ação judicial. 

Ponto fraco

O ponto negativo de ser um livro reside justamente no fato do mesmo ser público, e, portanto, todos podem além de escrever, ler o que está ali – o que muitas vezes pode gerar, além de uma dor de cabeça extra para o síndico, certos desentendimentos ou constrangimentos entre moradores e funcionários.

Por isso muitos condomínios optaram por mudar o sistema de registro. Há, porém, que se deixar claro: o livro de ocorrências, ou qualquer outro tipo de registro, não é uma obrigação de todos os condomínios. O síndico pode até retirá-lo da vida condominial caso entenda que o mesmo está causando mais transtornos do que benefícios.

Para quem optar pelo caminho oposto, e quiser um livro do tipo na portaria, o ideal é que a decisão seja tomada em assembleia, com aprovação da maioria simples.

Formatos

Conheça algumas alternativas para aumentar a privacidade de quem reclama, e que também ajudam o síndico:

“Livro” com folhas destacáveis e numeradas: essa é uma boa opção para condôminos que preferem escrever à mão as suas reclamações ou sugestões. Nesses casos, a folha, após ser usada, deve ser depositada em uma caixa fechada. Nesses casos,  apenas o síndico deve ter a chave. O “livro” pode ficar na portaria ou na zeladoria, se o condomínio dispuser do espaço.

Site: Cada vez mais empreendimentos possuem um site próprio do condomínio. Nele, é possível que o condômino mande suas reclamações e sugestões a respeito do condomínio. Certos condomínios não oferecem mais o livro físico, optando apenas por essa modalidade de comunicação.

E-mail do síndico: em prédios menores, os moradores podem se comunicar com o síndico via correio eletrônico.

Livro da portaria: em alguns locais, a opção foi por ter um livro para registrar o cotidiano da portaria e das áreas comuns, como entregas autorizadas, além de visitantes, empregados  das unidades e prestadores de serviço. Nesse caso, o livro deve ser manuseado apenas por pessoas autorizadas, como o zelador, o porteiro, o líder da segurança (caso dos condomínios-clube) e o síndico.

Mesmo com tantas alternativas, é importante que o síndico esteja constantemente se informando acerca das reclamações e sugestões registradas pelos condôminos.